FAQ i instrukcje obsługi ClubManago

Z systemu korzystają super admin, administratorzy klubów, trenerzy, rodzice oraz pełnoletni zawodnicy bez opiekuna. Każda rola widzi tylko te zakładki i dane, które są potrzebne do jej pracy.

Tak. Jedno konto e-mail może mieć kilka powiązań z klubem. Użytkownik może wtedy przełączać kontekst pracy, np. działać jako trener i jednocześnie korzystać z panelu rodzica.

Przez Google można zalogować się do istniejącego konta albo utworzyć konto rodzica w procesie zapisów. Przy pierwszej rejestracji przez Google trzeba podać obowiązkowy numer telefonu. Numer służy jako dana kontaktowa i nie jest potwierdzany kodem SMS.

1. Kliknij Zaloguj przez Google albo Kontynuuj przez Google w procesie zapisów.
2. Wybierz konto Google.
3. Jeśli konto już istnieje, system otworzy właściwy panel.
4. Przy nowym koncie uzupełnij numer telefonu i przejdź dalej.
5. Jeśli poza procesem zapisów pojawi się komunikat o braku konta, poproś klub o zaproszenie na ten sam adres e-mail.

Przy zakładaniu konta rodzica imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu i hasło są obowiązkowe. Kod weryfikacyjny jest wysyłany wyłącznie na adres e-mail. Numer telefonu nie wymaga kodu SMS.

Otwórz menu profilu przy ikonie użytkownika. Jeśli konto ma kilka ról lub powiązań z klubami, znajdziesz tam opcję Przełącz konto. W tym samym menu są Edytuj profil, akcje zarządzania klubem oraz Wyloguj.

Najczęściej oznacza to problem z sesją, domeną aplikacji albo starymi cookies. Spróbuj odświeżyć stronę, zalogować się ponownie na domenie app.clubmanago.pl albo sprawdzić w trybie incognito.

Nowy klub składa wniosek przez publiczny formularz. Po potwierdzeniu e-maila super admin weryfikuje dane i akceptuje wniosek. Po akceptacji powstaje konto administratora klubu.

1. Wejdź w formularz zgłoszenia klubu.
2. Uzupełnij pełną nazwę, NIP, dane kontaktowe i adres.
3. Opcjonalnie dodaj logo klubu.
4. Potwierdź e-mail kodem weryfikacyjnym.
5. Poczekaj na akceptację super admina.

W zakładce Klub administrator może edytować logo, nazwę, NIP, telefon, e-mail, adres i rachunek klubu. Rachunek jest jeden, dlatego edycja zastępuje dotychczasowe dane.

Nowy klub z linku polecającego otrzymuje dodatkowy miesiąc bez opłat. Każdy polecony klub z aktywnym planem Club, Pro lub Elite dodaje Ci 4 miesiące nagrody. Nagroda uruchamia się po utrzymaniu minimum 3 takich klubów, co daje łącznie 12 miesięcy abonamentu gratis. Jeśli liczba aktywnych poleconych klubów spadnie poniżej 3, darmowe miesiące nie są naliczane do czasu ponownego spełnienia warunku.

Tak, jeśli konto ma aktywne powiązania z kilkoma klubami. Kafelek Aktualny klub w desktopowym sidebarze jest statycznym identyfikatorem bieżącego kontekstu. Inny klub wybierzesz z menu profilu przez Przełącz konto, a akcje Zarządzaj klubem i Dodaj / zgłoś klub są dostępne w tym samym menu.

Sekcje porządkują klub, a grupy są podstawą obecności, płatności, wydarzeń i komunikacji. Dzięki temu wiadomo, którzy zawodnicy, rodzice i trenerzy są powiązani z konkretnymi zajęciami.

Najpierw zaproś albo dodaj trenera w zakładce Trenerzy. Następnie w edycji grupy wybierz trenera prowadzącego. Do wyboru powinni być trenerzy oraz administratorzy danego klubu.

Dni i godziny treningów ustawiasz w formularzu grupy. Harmonogram jest wykorzystywany w obecnościach oraz w panelu rodzica przy widoku treningów w tym tygodniu.

Tak. W widokach Sekcje i grupy, Płatności oraz Obecności formularze edycji są otwierane w oknach popup, żeby nie tracić kontekstu pracy.

Otwórz Zapisy i zaproszenia → Zaproszenia, wybierz sekcję oraz grupę i użyj akcji zaproszenia. Administrator wpisuje dane odbiorcy, a rodzic otrzymuje link do utworzenia konta oraz powiązania dziecka z klubem.

Tak. Jeden zawodnik może być powiązany z wieloma rodzicami lub opiekunami. Płatności są przypisane do zawodnika, więc nie powstają duplikaty należności.

Tak. Panel rodzica pokazuje wszystkie dzieci powiązane z kontem rodzica oraz ich treningi, wydarzenia, płatności i obecności.

To zawodnik bez przypisanego rodzica, który sam loguje się do systemu, otrzymuje powiadomienia, opłaca składki, zapisuje się na wydarzenia i może usprawiedliwiać swoje nieobecności.

W karcie zawodnika można przechowywać podstawowe dane, status, grupę, rodziców, wagę, wzrost oraz termin ważności badań sportowo-lekarskich, jeśli klub chce z tego korzystać.

W zakładce Obecności wybierz rok, miesiąc, sekcję, grupę i dzień treningowy. Zaznacz checkbox obok zawodnika, który był obecny. Stan obecności jest zapisywany dla konkretnej daty.

Widok Cały miesiąc pokazuje matrycę zawodników i treningów w danym miesiącu. Można tam zaznaczać obecności dla wielu dat oraz sprawdzić procentową frekwencję zawodników.

Rodzic otwiera zakładkę Obecności, wybiera dziecko i miesiąc, a następnie klika Usprawiedliw przy nieobecności. Trener lub administrator zobaczy oznaczenie Uspr. i może podejrzeć treść usprawiedliwienia.

Administrator otwiera Ustawienia odbioru, tworzy punkt odbioru i przypisuje do niego grupy. Dla każdej grupy można włączyć odbieranie oraz ustawić czas przed i po zajęciach, w którym kod jest aktywny. Kod punktu można pobrać albo wydrukować.

Rodzic wybiera dziecko lub dzieci uczestniczące w trwających albo kończących się zajęciach i wysyła zgłoszenie. Skan oznacza wyłącznie, że opiekun czeka w punkcie odbioru — dziecko nie zostaje automatycznie oznaczone jako wydane.

Trener otwiera Monitor odbioru. Zgłoszenia oczekujące są wyświetlane na początku listy i odświeżają się automatycznie. Dopiero użycie akcji Wydaj zapisuje wydanie dziecka; omyłkową operację można cofnąć.

Nie. Kod zawiera losowy identyfikator punktu odbioru i nie przechowuje danych osobowych. System dodatkowo sprawdza konto rodzica, jego powiązanie z dzieckiem, grupę, harmonogram, obecność oraz aktywność punktu.

Składka jest przypisana do zawodnika i konkretnego miesiąca. Rodzic albo pełnoletni zawodnik widzi ją w panelu płatności. Po opłaceniu status zmienia się na opłacony, a przypomnienia dla tej należności nie powinny być dalej wysyłane.

Plan Free pozwala prowadzić klub do 30 zawodników, ale bez płatności online. Klub może ręcznie oznaczać, kto zapłacił, a system może sugerować przejście na wyższy plan, gdy potrzebna jest obsługa płatności online.

Tak. W Składki i płatności rozwiń sekcję i grupę, a następnie użyj akcji przy zawodniku. Możesz zmienić kwotę, umorzyć składkę albo oznaczyć ją jako opłaconą. Historia zmian zapisuje, kto i kiedy dokonał korekty.

Aktualny miesiąc pokazuje zwarte podsumowanie i listę zawodników w układzie sekcja → grupa → zawodnik. Historia składek służy do porównywania wielu miesięcy w jednej tabeli. Jeśli istnieją starsze zaległości, nad listą pojawi się kompaktowa akcja Pokaż zaległości.

Na stronie Składki i płatności wybierz Ustawienia składek. W tym miejscu możesz zarządzać konfiguracją składek oraz rachunkami i danymi płatności klubu. Płatności wydarzeń i chronologiczna Historia wpłat pozostają w osobnych, rozwijanych modułach na dole strony.

Subskrypcja jest rozliczana miesięcznie. W bieżącym miesiącu widzisz liczbę naliczonych zawodników i prognozowaną kwotę. Do rozliczenia liczy się zawodnik, który był aktywny przynajmniej przez jeden dzień danego miesiąca, tylko raz w tym okresie. Plan Free obejmuje do 30 aktywnych zawodników, a płatne plany różnią się również zakresem funkcji.

Klub korzystający z planu Free może jednorazowo uruchomić 30 dni funkcji planu Club. W zakładce Subskrypcja zobaczysz datę zakończenia demo, bieżące naliczenie oraz plan, który będzie obowiązywał po jego zakończeniu.

Jeśli super admin załączy fakturę dla danego miesiąca, administrator klubu zobaczy ją w zakładce Subskrypcja przy odpowiednim okresie rozliczeniowym.

W zakładce Wydarzenia kliknij Dodaj. Uzupełnij typ, termin, miejsce, opis, koszt, zapisy do oraz odbiorców: grupy, zawodników i trenerów. Możesz też dodać załączniki.

Rodzic widzi wydarzenie w zakładce Wydarzenia. Może zaznaczyć, że dziecko weźmie udział albo nie weźmie udziału. Administrator widzi listę odpowiedzi przy danym wydarzeniu.

Tak. Przy tworzeniu wydarzenia można wybrać sposób płatności. Jeśli wydarzenie jest płatne online albo przelewem, rodzic otrzymuje informację o kwocie i terminie płatności.

Tak, wydarzenie może mieć transze z osobnymi kwotami i terminami. Dzięki temu np. obóz można rozliczać w kilku ratach.

W widoku wydarzenia administrator może sprawdzić poinformowanych zawodników i dosłać wydarzenie do nowych osób, jeśli do grupy dołączyli kolejni zawodnicy.

Wiadomości działają jak poczta. W zakładce Napisz wybierz odbiorców przez sekcje, grupy albo konkretnych zawodników. Wiadomość trafi do rodziców powiązanych z wybranymi zawodnikami.

Tak. W odbiorcach dostępna jest lista trenerów klubu z możliwością zaznaczenia wszystkich albo wybranych osób.

SMS-y działają w modelu prepaid i są używane tylko przy ręcznych wysyłkach. Automatyczne przypomnienia o płatnościach są wysyłane wyłącznie e-mailem, żeby nie generować dodatkowych kosztów.

W płatnościach grupy można sprawdzić sekcję Wysłane powiadomienia. Log pokazuje ostatnie wysyłki związane ze składkami zawodników z tej grupy.

Klub może wystawiać gadżety, koszulki, stroje, dokumenty lub inne produkty. Produkt może mieć zdjęcie, opis, cenę, czas oczekiwania i warianty, np. rozmiar albo kolor.

Rodzic wybiera produkt, ustawia ilość, klika Dodaj do koszyka, a następnie przechodzi do koszyka i składa zamówienie. Sam plus przy ilości nie składa zamówienia.

Administrator widzi formę płatności, status płatności oraz status realizacji, np. realizacja zamówienia albo gotowe do odbioru. Może też wysłać wiadomość do kupującego.

Tak. Przy dodawaniu produktu administrator wybiera dostępne formy płatności. W koszyku rodzic widzi odpowiednią ścieżkę zapłaty albo informację o płatności gotówką.

Górna nawigacja ma trzy zakładki: Zaproszenia, Wnioski i Do wysłania. Zaproszenia służą do codziennej pracy z naborami, Wnioski zawierają zgłoszenia rodziców wymagające decyzji, a Do wysłania jest kolejką rekordów utworzonych przez import.

Grupa zapisowa to propozycja naboru, np. grupa początkująca z planowanymi dniami i godzinami zajęć. Rodzic może wybrać taką grupę podczas składania wniosku.

Tak, formularz zaproszeń do zapisów może obsługiwać wiele adresów e-mail i wysłać osobne zaproszenie do każdego odbiorcy.

To kolejka zawodników zaimportowanych do systemu, których rodzice nie otrzymali jeszcze zaproszenia. Licznik przy zakładce pokazuje liczbę rekordów wymagających działania. Import sam w sobie nie wysyła żadnych zaproszeń.

Możesz wysłać zaproszenie pojedynczo, zaznaczyć kilka lub wszystkie poprawne rekordy i użyć Wyślij zaproszenia (X). Przed wysyłką możesz edytować dane zawodnika i rodzica, przypisanie do sekcji lub grupy oraz usunąć błędny rekord z kolejki.

Import jest narzędziem dostępnym z zakładki Zaproszenia przez dyskretną akcję Import z Excel/CSV, a nie osobną główną zakładką. Kreator obsługuje pliki CSV, XLS i XLSX, wykrywa kolumny, pozwala je zmapować i pokazuje dane do sprawdzenia przed zapisem.

1. Otwórz Zapisy i zaproszenia → Zaproszenia i kliknij Import z Excel/CSV.
2. Wybierz docelowy klub oraz przypisanie i dodaj plik.
3. Sprawdź mapowanie kolumn i podgląd rekordów.
4. Kliknij Importuj zawodników.
5. Po komunikacie podsumowującym wybierz Przejdź do wysyłania zaproszeń.

Zaimportowani zawodnicy trafiają do Do wysłania. Administrator najpierw weryfikuje lub poprawia dane, a dopiero potem wysyła zaproszenia. Po rejestracji albo zalogowaniu rodzica system wykorzystuje jego e-mail do powiązania danych zawodnika z kontem i dalszej obsługi w strukturze klubu.

Tak. Konto demo działa w prywatnym sandboxie przypisanym do tej przeglądarki. Możesz testować formularze i zwykłe operacje, a zmiany pozostają widoczne po przejściu do innej zakładki, odświeżeniu strony i przełączeniu widoku. Nie wpływają na dane innych użytkowników ani na bazowy zestaw demonstracyjny.

Nie. W trybie demo e-maile, SMS-y, zaproszenia, płatności i zwroty są symulowane. Interfejs pozwala przejść przez proces, ale nie kontaktuje się z prawdziwymi odbiorcami i nie uruchamia zewnętrznej transakcji.

Otwórz menu profilu i wybierz Przełącz konto, a następnie Widok administratora, Widok trenera albo Widok rodzica. Wszystkie widoki korzystają z tego samego prywatnego stanu demo, więc możesz sprawdzić rezultat operacji z perspektywy innej roli.

W menu profilu wybierz Przywróć dane demo i potwierdź operację. Wszystkie zmiany wykonane w tej przeglądarce zostaną usunięte, początkowy zestaw danych zostanie odtworzony, a ponowne logowanie nie będzie potrzebne.

W panelu użytkownika otwórz Kontakt, opisz problem i wyślij zgłoszenie. Zgłoszenie trafi do super admina, który może odpisać i zmienić status sprawy.

Otwarte oznacza brak reakcji admina, w trakcie rozwiązywania oznacza, że sprawa jest obsługiwana, czeka na odpowiedź oznacza wysłaną odpowiedź do użytkownika, a rozwiązano kończy sprawę.

Super admin otwiera Wnioski klubów, sprawdza dane, duplikaty nazwy lub NIP-u i dopiero wtedy akceptuje albo odrzuca wniosek. Jeśli klub już istnieje, system powinien zablokować akceptację duplikatu.

Super admin używa zakładki Płatności platformy. Jeśli konfiguracja nie istnieje, widzi przycisk Dodaj, a jeśli istnieje, przycisk Edytuj. Formularz powinien zawierać instrukcje dla operatora płatności.

Dane do bramki SMS są ustawiane przez super admina w konfiguracji platformy. Dzięki temu system może korzystać z centralnej konfiguracji SMS, a kluby rozliczają zużycie w modelu prepaid.

Tak. W widoku klubów super admin może wejść do centrum danego klubu albo przelogować się na administratora klubu, żeby pomóc w konfiguracji bez proszenia o hasło.

Do wysyłki e-maili potrzebna jest konfiguracja co najmniej jednego dostawcy: Resend albo serwera SMTP. Można ustawić kolejność dostawców i automatyczny fallback. Resend wymaga klucza API i zweryfikowanej domeny, a SMTP hosta, portu, loginu, hasła i szyfrowania TLS.

Ten błąd oznacza, że adres przekierowania w Google Cloud nie zgadza się z adresem używanym przez aplikację. Trzeba dodać poprawny redirect URI, np. dla domeny aplikacji.

Klub albo platforma muszą mieć aktywnego operatora płatności, dane merchant/POS/API, poprawny webhook oraz zaakceptowane wymagania formalne operatora, np. regulamin, politykę prywatności i dane sprzedawcy.

Lokalnie możesz testować większość funkcji, ale płatności, Google Login, webhooki, e-mail i SMS zależą od poprawnych adresów domen, sekretów oraz konfiguracji środowiska.